إنعقد اجتماع تنسيقي يوم 22 نوفمبر 2016 على مستوى مديرية الجامعة ضم كل من السادة:
- السيد مفتش الوظيفة العمومية بولاية الشلف،
- السيد مدير جامعة حسيبة بن بوعلي بالشلف،
- الأمين العام للجامعة،
- رئيس مصلحة المستخدمين الإداريين، التقنيين وأعوان المصالح،
- رئيس مصلحة المستخدمين الأساتذة،
- مسؤول مركز الأنظمة وشبكات الاعلام والاتصال والتعليم المتلفز والتعليم عن بعد.
تمحور الاجتماع حول نقطتين أساسيتين:
- التنسيق مع مفتشية الوظيفة العمومية في مختلف الملفات المشتركة.
- الإعداد لرقمنة ومراقبة عملية التوظيف في مختلف المسابقات.
جاءت هذه المبادرة من قبل السيد مدير الجامعة التي تدخل في حرصه الشديد على عقلنة وترشيد عمليات التسجيل، من خلال التفكير في آليات لرقمنة عمليات التسجيلات في مختلف مسابقات التوظيف، مع إعطاء ضمانات للمترشح تؤكد وتوثق تسجيله، وهذا ما يتيح تخفيف الأعباء والمصاريف على المترشح، والحد من أخطار الغش الإداري، تحت إشراف هيئة المراقبة، مما يضفي على العملية الدقة والشفافية التامة، وهذا لا يتأتى إلا بإنشاء نظام معلوماتي محكم ومؤمَّن.
عقب الإعلان عن المسابقة يستطيع المترشح التسجيل من خلال الولوج إلى الأرضية الالكترونية المتاحة عبر الموقع الالكتروني للجامعة، أين يمكنه الاطلاع على شروط المسابقة وإدراج المعلومات المطلوبة، ومن ثم ينبغي له طبع نسخة من تأكيد التسجيل والاحتفاظ بها كوصل استلام أولي لطلب المشاركة في التوظيف بالجامعة.